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[ 1034 ] Avis de convocation – Publications à effectuer après l’Ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020

L`ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a adapté les règles de convocation, d`information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d`administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

Elle permet notamment la tenue des assemblées en dehors de la présence physique de ses membres et la dématérialisation de la participation et du vote des actionnaires aux assemblées ainsi que de l’information.

Il en résulte une modification de la publication des avis de convocation des assemblées  générales  (AG).

Quelles sont les AG concernées ?

- les AG de l`ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé

- les AG tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu`au 31juillet 2020

Quelles sont les modifications apportées par l’ordonnance aux AG ?

L`ordonnance adapte les règles de convocation, d`information et de tenue des assemblées et prévoit notamment :

- la tenue des AG à huis clos, le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication pour la participation et le vote aux AG

- le recours à la consultation écrite des AG

- l’exercice dématérialisé du droit de communication des membres des AG

L’ordonnance prévoit quel`organe compétent pour convoquer l’AG décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l`un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite).

Quelles sont les modifications pour la publication des avis de convocation ?

Les délais de publication sont maintenus.

Pour les sociétés par actions :

- 35 jours au moins avant l’AG pour l’avis de réunion au BALO (sociétés dont les actions de la société sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou ne revêtent pas toutes la forme nominative)

- 15 jours au moins avant l’AG pour l’avis de convocation dans un journal d’annonces légales et, le cas échéant, au BALO

Les mentions habituelles à publier sont conservées.

En revanche, le contenu des avis de convocation doit être adapté à l’application des dispositions de l’ordonnance :

- tenue de l’AG à huis clos hors la présence des actionnaires

- modalités de participation à l’AG

- questions écrites

- demandes d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour

- mise à disposition des documents.


Quelles sont les modalités de publication des avis de convocation après l’ordonnance ?

Selon que, à la publication de l’ordonnance, il a été publié ou non un avis de convocation et un avis de réunion, les modalités de la publication sont les suivantes :

I. Aucune publicité de convocation n’a été effectuée

L’avis de convocation (ou, le cas échéant, l’avis de réunion) doit être adapté aux dispositions de l’ordonnance.

Exemple de texte à insérer dans l’avis de convocation (ou dans l’avis de réunion) :

Dans le contexte d’épidémie du Covid-19 et conformément aux dispositions adoptées parle Gouvernement pour freiner la propagation du covid-19, en particulier l’ordonnance n° 2019-321 du 25 mars 2020, le Conseil d’administration du[date] a décidé de tenir l’Assemblée générale à huis clos, hors la présence physique de ses actionnaires.

Dans ces conditions les actionnaires sont invités à donner pouvoir au Président de l’Assemblée générale ou à voter par correspondance à l’aide du formulaire de vote ou par internet sur la plateforme de vote sécurisée [plateforme].

Les actionnaires sont invités à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l’Assemblée générale sur le site Internet de la société [site internet] qui sera mise à jour régulièrement pour préciser les modalités définitives de participation à l’Assemblée générale des actionnaires et/ou pour les adapter aux évolutions législatives et réglementaires qui interviendraient postérieurement à la publication du présent avis.


Modalités de participation à l’Assemblée Générale :

L’Assemblée Générale étant tenue hors la présence des actionnaires, l’actionnaire peut choisir entre les formules suivantes :

- adresser une procuration à la Société,

- voter par correspondance.

Questions écrites :

Dans le contexte sanitaire actuel, les actionnaires sont encouragés à privilégier la communication par voie électronique.

Documents mis à disposition des actionnaires :

Les actionnaires pourront se procurer, dans les délais et conditions de l’article R. 225-88 du Code de commerce et de l’article 3 de l’Ordonnance Covid-19, les documents prévus aux articles R. 225-81 et R. 225-83 du Code de commerce par courriel à l’adresse électronique suivante :[adresse mail].


II. Des publicités de convocation ont été effectuées

L’ordonnance prévoit que la modification du lieu de l`assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation.

Il convient de publier l’information des modifications résultant de l’application des dispositions de l’ordonnance.

1) Un avis de réunion au BALO a été publié mais pas encore d’avis de convocation :

Publication de l’avis de convocation avec l’information des modifications au JAL et au BALO.

2) Un avis de convocation a été publié dans un journal d’annonces légales et, le cas échéant, au BALO :

A. L’AG est maintenue

Publication d’un avis rectificatif à l’avis de convocation dans un journal d’annonces légales et, le cas échéant, au BALO

Exemple d’avis rectificatif à l’avis de convocation :

Dans le contexte de l’épidémie duCovid-19, le Conseil d’administration a décidé de tenir l’Assemblée Générale de la Société, le [jour et heure], sans la présence physique des actionnaires.

Les modalités de participation décrites dans l’avis de réunion paru au Bulletin des annonces légales obligatoires du [date de publication] sont remplacées par les modalités suivantes :

[intégralité des modalités]

Ou rectificatif des mentions modifiées :

Exemple :

Il convient, par conséquent, dans ce contexte de ne pas effectuer de demande de carte d`admission ni de donner mandat à un tiers. Les demandes initialement formulées, ne pourront pas, par conséquent s’appliquer.

Les actionnaires sont informés que les formulaires de procuration et de vote par correspondance leurs seront adressés sur simple demande envoyée par email à l’adresse suivante : [adresse mail]

Pour être comptabilisé, le formulaire de vote, complété, signé et accompagné d’une attestation de détention de titre(s) pour les actionnaires au porteur, devra être envoyé par email à l’adresse suivante : [adresse mail].


B. l’AG est reportée. Publication d’un avis d’ajournement

Il convient de publier un avis d’ajournement de l’AG dans le journal d’annonces légales, et, le cas échéant, au BALO.

L’AG est reportée à une nouvelle date


Exemple d’avis d’ajournement :

Les actionnaires sont informés que par délibération du [date], le Conseil d’administration de la société […] a décidé d’ajourner la réunion de l’Assemblée Générale initialement convoquée le[date] au [lieu] et de reporter sa tenue au [jour et heure de l’AG reportée].

Les modalités relatives à l’Assemblée générale qui se tiendra le [date de l’AG reportée], seront communiqués dans un avis publié ultérieurement.

Cette assemblée générale avait fait l’objet d’un avis préalable inséré dans le Bulletin des annonces légales obligatoires du [date] et d’un avis de convocation dans le Bulletin des annonces légales obligatoires du [date] et dans le journal [nom du journal] du [date].

L’AG est reportée à une date non déterminée

Exemple d’avis d’ajournement :

Prenant acte de l’évolution des contraintes liées à la pandémie de Covid-19, le Conseil d’administration de la société […], réuni le [date], a pris la décision de reporter à une date ultérieure l’assemblée générale annuelle de ses actionnaires, initialement prévue le [date].


Pour en savoir plus :

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l`épidémie de covid-19

Info Trésor - Covid-19 - Tenir son AG et respecter les délais comptables

Rapport au Président de la République relatif à l`ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l`épidémie de covid-19