Déclaration au RCS des informations sur les bénéficiaires effectifs

Les informations à déclarer

Les informations à déclarer au RCS n’ont pas été modifiées sauf l’ajout de l`étendue du contrôle :

a) Pour la société ou l`entité juridique :

sa dénomination ou raison sociale, sa forme juridique, l`adresse de son siège social, et si elle est déjà immatriculée : son numéro unique d`identification au RCS, la ville du greffe où elle est immatriculée

b) Pour le bénéficiaire effectif :

- l’identité du bénéficiaire effectif : les nom, nom d`usage, pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle

- la nature et les modalités du contrôle exercé sur la société ou l`entité juridique (en fonction de la catégorie : sociétés, placements collectifs, GIE et associations : voir plus haut) ainsi que l`étendue de ce contrôle (%de détention du capital ou des droits de vote)

- la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou de l`entité juridique.

Article R561-56 du code monétaire et financier

Les formalités : le dépôt d’acte est remplacé par une déclaration au registre des bénéficiaires effectifs

La réforme modifie profondément les formalités au registre des bénéficiaires effectifs.

Auparavant, il était prévu de déposer un document relatif au bénéficiaire effectif et le greffier délivrait un récépissé de dépôt d’acte.

Après la réforme, il s’agit d’une déclaration au registre des bénéficiaires effectifs.

En conséquence :

1) les informations relatives aux bénéficiaires effectifs doivent être déclarées sur un formulaire Cerfa.

Trois formulaires Cerfa ont été établis :

- sociétés

- placements collectifs

- GIE et associations

2) le formulaire Cerfa peut être signé par le mandataire ayant reçu un pouvoir à l’effet d’effectuer la déclaration.

3) les informations sur les bénéficiaires effectifs sont portées sur un registre des bénéficiaires effectifs, tenu par l’INPI et distinct du registre du commerce e tdes sociétés.

Articles L561-46 et suivants du code monétaire et financier

Articles R561-55 et suivants du code monétaire et financier

Modalités et délais pour accomplir la déclaration

1) Déclaration des bénéficiaires effectifs à l’immatriculation au RCS : suppression du délai de 15 jours

Les informations relatives aux bénéficiaires effectifs doivent être déclarées au greffe du tribunal de commerce lors de la demande d`immatriculation au RCS de la société ou de l`entité.

La possibilité de déclarer les bénéficiaires effectifs dans un délai de 15 jours à compter de l’immatriculation de la société est supprimée.

2) Mise à jour des informations relatives aux bénéficiaires effectifs dans les 30 jours

La société ou l`entité immatriculée doit demander une inscription modificative dans les trente jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations déclarées :

a) modification des bénéficiaires effectifs : inscription, radiation d’une personne

b) modification des informations relatives au bénéficiaire effectif :

- identité : domicile personnel, nationalité

- la nature et les modalités du contrôle exercé sur la société ou l`entité juridique : détention du capital ou des droits de vote, exercice d’un pouvoir de contrôle, l`étendue de ce contrôle : % de détention du capital ou des droits de vote

Infos pratiques sur la déclaration :

Pendant une période transitoire, jusqu’au 31 mai 2020, les greffes acceptent les anciens formulaires sauf pour les immatriculations.

Inscription modificative sur les BE :

Il faut déclarer l’intégralité des informations relatives aux bénéficiaires effectifs et pas seulement l’information à jour.

Inscription modificative de la société avec une modification des BE :

- pas d’obligation de joindre au dossier de modification de la société la déclaration de la modification des BE si la modification des BE n’a pas atteint le délai de30 jours.

- obligation de produire la déclaration BE avec le dossier d’inscription modificative si le délai de 30 jours est dépassé.

Inscription modificative de la société sans modification des BE :

Est supprimée l’obligation d’effectuer une déclaration des bénéficiaires effectifs en cas de modification de la société sans modification des informations relatives aux bénéficiaires effectifs : dénomination, forme, transfert de siège social dans le même ressort.

Toutefois, il faudra produire au greffe une déclaration BE dans certains cas d’inscription modificative de la société :

- pour un transfert de siège hors ressort.

- si la société ne figure pas dans le nouveau registre (précédentes déclarations sous forme d’actes au RCS pas retranscrites sur le registre).

Article R561-55 du code monétaire et financier

Le contrôle effectué par le greffier à la déclaration des bénéficiaires effectifs n’est pas modifié.

Le greffier du tribunal de commerce vérifie que les informations relatives au bénéficiaire effectif :

- sont complètes et conformes aux dispositions législatives et réglementaires,

-correspondent aux pièces justificatives et pièces déposées en annexe

- et sont compatibles, dans le cas d`une demande de modification ou de radiation, avec l`état du dossier.

Article L561-47 du code monétaire et financier

La publicité du registre des bénéficiaires effectifs

L’ordonnance du 12 février 2020 a profondément réformé la publicité.

En effet, les informations relatives aux bénéficiaires effectifs sont devenues publiques à l’exception du domicile, des date et lieu de naissance des personnes.

Le registre des bénéficiaires effectifs sera prochainement accessible en ligne.

L’accès à l’intégralité des informations sur les bénéficiaires effectifs est réservé à certaines autorités.

Article L561-46 du code monétaire et financier

Obligation de fournir les informations pour le bénéficiaire effectif

L’ordonnance du 12 février 2020 créé une nouvelle obligation pour les bénéficiaires effectifs.

A la demande de la société ou de l`entité, le bénéficiaire effectif lui fournit toutes les informations nécessaires au respect de l`obligation mentionnée au premier alinéa du même article.
Ces informations sont transmises par le bénéficiaire effectif à la société ou l`entité dans un délai de trente jours ouvrables à compter de la demande.

Lorsque ce délai n`est pas respecté, ou lorsque les informations fournies par le bénéficiaire effectif sont incomplètes ou erronées, la société ou l`entité peut saisir le président du tribunal statuant en référé aux fins de voir ordonner,au besoin sous astreinte, la transmission de ces informations.

Article L561-45-2 du code monétaire et financier

Article R561-59 du code monétaire et financier

Obligation pour certaines autorités et professions de signaler au greffier la divergence des informations sur les bénéficiaires effectifs

Les nouveaux textes prévoient que les personnes ayant obligation de contrôler les informations sur les bénéficiaires effectifs signalent au greffier du tribunal de commerce toute divergence qu`elles constatent entre les informations inscrites dans le registre des bénéficiaires effectifs et les informations sur les bénéficiaires effectifs dont elles disposent, y compris l`absence d`enregistrement de ces informations.

Ces personnes sont notamment :

- les entreprises du secteur bancaire, assurances

- les experts-comptables, les commissaires aux comptes

- l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, les ordres professionnels

Le greffier invite dans ces cas la société ou l`entité immatriculée à régulariser leur dossier. Faute pour la société ou l`entité de déférer à cette invitation dans le délai d`un mois à compter de cette dernière, le greffier saisit le président du tribunal.

Le greffier mentionne d`office au registre la divergence signalée en application de l`article L. 561-47-1 et précise les informations relatives au bénéficiaire effectif sur lesquelles porte cette divergence. La mention est supprimée d`office dès que la société ou l`entité immatriculée a procédé ou fait procéder à la rectification de ces informations.

Article L561-47-1 du code monétaire et financier

Article R561-64 du code monétaire et financier

Sanctions en matière de déclaration des bénéficiaires effectifs

Les sanctions en cas de défaut de déclaration ou de déclaration inexacte ne sont pas modifiées.

Le président du tribunal, d`office ou sur requête du procureur de la République ou de toute personne justifiant y avoir intérêt, peut enjoindre, au besoin sous astreinte,à toute société ou entité juridique de procéder ou faire procéder soit aux déclarations des informations relatives au bénéficiaire effectif, soit à la rectification de ces informations lorsqu`elles sont inexactes ou incomplètes.

Article L561-48 du code monétaire et financier

Est puni d`un emprisonnement de six mois et d`une amende de 7 500 euros le fait de ne pas déclarer au registre du commerce et des sociétés les informations relatives aux bénéficiaires effectifs requises, ou de déclarer des informations inexactes ou incomplètes.

Les personnes physiques déclarées coupables de l`infraction encourent également les peines d`interdiction de gérer et de privation partielle des droits civils et civiques.

Les personnes morales déclarées pénalement responsables de l`infraction encourent,outre une amende, les peines prévues par le code pénal (dissolution de la société, interdiction d’exercice de l’activité, exclusion des marchés publics…).

Article L574-5 du code monétaire et financier

INFOS PRATIQUES

Lextenso vous accompagne dans la déclaration des bénéficiaires effectifs au RCS :

- vous nous transmettez :

a) les informations relatives aux bénéficiaires effectifs nécessaires à la déclaration(formulaire Cerfa ou document complété)

b) un pouvoir signé par le représentant légal

- nous remplissons le formulaire Cerfa et le transmettons au greffe (ou le formulaire que vous avez rempli)

- le greffe nous envoie un document comportant l’intégralité des informations déclarées sur les bénéficiaires effectifs (copie intégrale RBE). Nous vous le transmettons.

Une question ?

N’hésitez pas à contacter vos interlocuteurs habituels sur leur ligne directe ou par e-mail.

Notre accueil téléphonique général est fermé, néanmoins nous sommes en mesure de vous répondre par e-mail à l’adresse : [email protected]

Votre confiance est précieuse et vous restez au cœur de nos priorités !

Très sincèrement,

Le dispositif des bénéficiaires effectifs a été réformé par l’ordonnance n°2020-115 du 12 février 2020 renforçant le dispositif national de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et ses décrets d’application :

- extension des obligations en matière de déclaration des bénéficiaires effectifs à de nouvelles personnes

- réforme du Registre des bénéficiaires effectifs et de la déclaration des informations sur les bénéficiaires effectifs pour les personnes immatriculées au RCS

- publicité des informations sur les bénéficiaires effectifs

- renforcement du contrôle des informations déclarées

- obligation pour les personnes physiques bénéficiaires effectifs de transmettre les informations à la société ou à l’entité soumises à l’obligation de déclaration

En revanche, la définition du bénéficiaire effectif, les informations à déclarer et les sanctions ne sont pas modifiées.

Les personnes concernées et leurs obligations

L’ordonnance 2020-115 du 12 février 2020 a étendu l’obligation d’identifier les bénéficiaires effectifs à de nouvelles personnes, notamment les associations, les fondations et les fonds de dotation.

Par ailleurs, les textes distinguent deux types d’obligation sur les informations des bénéficiaires effectifs :

1) Obligation d`obtenir et de conserver des informations exactes et actualisées sur leurs bénéficiaires effectifs :

a) Les personnes morales immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) suivantes :

- les sociétés et groupements d`intérêt économique ayant leur siège dans un département français

- les sociétés commerciales étrangères ayant un établissement en France

- les autres personnes morales dont l`immatriculation au RCS est prévue par les dispositions législatives ou réglementaires (associations émettant des obligations…)

En sont dispensés :

- les sociétés dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé en France ou dans un autre Etat partie à l`accord sur l`Espace économique européen ou qui sont soumises à des obligations de publicité conformes au droit de l`Union ou qui sont soumises à des normes internationales équivalentes garantissant la transparence adéquate pour les informations relatives à la propriété du capital,

- les établissements publics français à caractère industriel ou commercial

b) Les placements collectifs

c) Les associations, fondations, fonds de dotation, fonds de pérennité, groupements d`intérêt collectif établis sur le territoire français ainsi que les fiduciaires et les administrateurs de tout autre dispositif juridique comparable relevant d`un droit étranger.

Article L561-45-1 du code monétaire et financier

2) Obligation de déclarer au RCS les informations relatives aux bénéficiaires effectifs :

L’obligation est applicable aux sociétés et entités soumises à immatriculation au RCS, mentionnées au a) ci-dessus.

On distingue trois catégories de personnes :

- les sociétés

- les placements collectifs immatriculés au RCS : SCPI, SICAV, SPPICAV, SLP…

- les groupements d’intérêt économique, les groupements européens d’intérêt économique, les associations immatriculées au RCS

Article L561-46 du code monétaire et financier

La définition du bénéficiaire effectif

L’ordonnance du 12 février 2020 n’a pas modifié la définition du bénéficiaire effectif.

On distingue trois définitions selon la catégorie de la personne.

1) Sociétés :

1. On entend par bénéficiaire effectif, la ou les personnes physiques qui :

Soit :

- détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital de la société,

- détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote de la société,

Soit :

- exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société au sens des 3° et 4° du I de l`article L.233-3 du code de commerce.

Il s’agit de toute personne physique qui :

a) détermine en fait, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de cette société,

b) est associée ou actionnaire de la société et dispose du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d`administration, de direction ou de surveillance de cette société.

2. Lorsqu`aucune personne physique n`a pu être identifiée selon les critères prévus ci-dessus, le bénéficiaire effectif est le représentant légal ou un dirigeant principal :

a) Le ou les gérants des sociétés en nom collectif, des sociétés en commandite simple, des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés en commandite par actions et des sociétés civiles ;

b) Le directeur général des sociétés anonymes à conseil d`administration ;

c) Le directeur général unique ou le président du directoire des sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance ;

d) Le président et, le cas échéant, le directeur général des sociétés par actions simplifiées.

Etablissement en France de société étrangère : la ou les personnes physiques qui représentent légalement la société.

Si les représentants légaux sont des personnes morales : le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques qui représentent légalement ces personnes morales.

Article R561-1 du code monétaire et financier

2) Placements collectifs

1. On entend par bénéficiaire effectif :

- la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % des parts, actions ou droits de vote du placement collectif,

- soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle au sens des 3° et 4° de l`article L. 233-3 du code de commerce sur le placement collectif ou, si ce dernier n`est pas une société, sur la société de gestion de ce placement collectif.

2. Lorsqu`aucune personne physique n`a pu être identifiée selon les critères prévus ci-dessus, le bénéficiaire effectif est :

a) lorsque le placement collectif est une société :

- la ou les personnes physiques représentants légaux

- ou lorsque ce placement collectif est géré par une société de gestion : la ou les personnes physiques dirigeant effectivement cette société de gestion.

b) lorsque le placement collectif n`est pas une société : la ou les personnes physiques qui assurent la direction effective de la société de gestion.

Article R561-2 du code monétaire et financier

3) Personne morale qui n`est ni une société ni un placement collectif (dont groupement d’intérêt économique)

1. On entend par bénéficiaire effectif, la ou les personnes physiques qui satisfont à l`une des conditions suivantes :

a) elles sont titulaires, directement ou indirectement, de plus de 25 % du capital de la personne morale
b) elles ont vocation, par l`effet d`un acte juridique les ayant désignées à cette fin, à devenir titulaires, directement ou indirectement, de plus de 25 %du capital de la personne morale

c) elles disposent d`un pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d`administration, de gestion, de direction ou de surveillance de la personne morale

d) elles exercent par d`autres moyens un pouvoir de contrôle sur les organes d`administration, de gestion, de direction ou de surveillance de la personne morale.

2. Lorsqu`aucune personne physique n`a pu être identifiée selon les critères ci-dessus, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques qui représentent légalement la personne morale :

- le ou les représentants légaux de l`association

- le président, le directeur général ainsi que, le cas échéant, le ou les membres du directoire de la fondation

- le président du fonds de dotation

- la ou les personnes physiques et, le cas échéant, le représentant permanent des personnes morales, désignées administrateurs du groupement d`intérêt économique.

Article R561-3 du code monétaire et financier

Précisions et cas particuliers

1) Détention directe et indirecte du capital :

Pour savoir si la personne physique détient plus de 25% du capital et est bénéficiaire effectif, il convient d’appliquer les règles suivantes :

- cumul de détentions du capital : additionner l’ensemble des participations directes et indirectes.

- mode de calcul de la détention indirecte du capital de la société : multiplier les participations pour obtenir le % de détention indirecte dans la société.

Exemple :

Le capital de la société A est détenue à 60 % par une société B, elle-même détenue à 50 %par une personne physique.

La personne physique détient 30% du capital de la société A (50%x60%) et est bénéficiaire effectif.

2) Exercice d’un contrôle par un autre moyen que la détention du capital ou des droits de vote

Est bénéficiaire effectif une personne qui, sans détenir plus de 25% du capital ou des droits de vote, exerce un pouvoir de contrôle sur la société, selon les deux critères suivants :

- elle détermine en fait, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de cette société,

- elle est associée ou actionnaire de la société et dispose du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d`administration, de direction ou de surveillance de cette société.

Le pouvoir de décision dans les AG peut résulter d’une disposition des statuts ou d’un autre acte : groupe familial.

Le pouvoir de nommer ou de révoquer les dirigeants peut résulter des statuts, d’un pacte d’actionnaires ou d’une chaîne de détention du capital.

3) Démembrement des parts ou des actions

Il convient de prendre en compte dans le calcul de la détention du % du capital ou des droits de vote :

- pour le nu-propriétaire : les parts ou actions en nue-propriété au titre de la détention de capital.

- pour l’usufruitier : les parts ou actions en usufruit au titre des droits de vote.

En effet, si les statuts peuvent déroger à la règle selon laquelle les droits de vote appartiennent à l’usufruitier, ils ne peuvent priver l’usufruitier de voter pour l’affectation du résultat (arrêt de la Cour de Cassation du 31 mars 2004).

4) Associés en indivision

Il faut prendre en compte dans le calcul la totalité de la participation dans le capital de l’indivision.

Si l’indivision détient plus de 25% du capital : tous les membres de l’indivision sont bénéficiaires effectifs.

S’il existe un représentant de l’indivision : il est bénéficiaire effectif s’il exerce un pouvoir de contrôle.

5) Succession

Lorsqu’un bénéficiaire effectif est décédé, les héritiers membres de l’indivision deviennent bénéficiaires effectifs.

6) Associé mineur

Les titres détenus par un mineur sont pris en compte pour les représentants légaux au titre de la détention indirecte et des droits de vote.

L’associé mineur n’a pas à être déclaré bénéficiaire effectif.

Il en est de même pour les associés sous tutelle : la participation est prise en compte pour le tuteur, pas pour la personne sous tutelle.

7) Filiales de sociétés cotées

Elles doivent effectuer la déclaration de leurs bénéficiaires effectifs

Elles sont dispensées de la recherche du bénéficiaire effectif au niveau de la société cotée qui fait « écran » mais elles doivent effectuer la recherche dans le reste de leur actionnariat.

Si aucun bénéficiaire effectif n’a été identifié à ce titre, elles déclarent leur représentant légal.

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Le Décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 autorisant l`acte notarié à distance pendant la période d`urgence sanitaire prévoit que, jusqu`à l`expiration d`un délai d`un mois à compter de la date de cessation de l`état d`urgence sanitaire, le notaire instrumentaire peut établir un acte notarié sur support électronique lorsqu`une ou toutes les parties ou toute autre personne concourant à l`acte ne sont ni présentes ni représentées.

L`échange des informations nécessaires à l`établissement de l`acte et le recueil, par le notaire instrumentaire, du consentement ou de la déclaration de chaque partie ou personne concourant à l`acte s`effectuent au moyen d`un système de communication et de transmission de l`information garantissant l`identification des parties, l`intégrité et la confidentialité du contenu et agréé par le Conseil supérieur du notariat.

Le notaire instrumentaire recueille la signature électronique de chaque partie ou personne concourant à l`acte au moyen d`un procédé de signature électronique qualifié.

L`acte est parfait lorsque le notaire instrumentaire y appose sa signature électronique sécurisée.

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L`article 2 de l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l`épidémie de covid-19 prévoit, pendant la période de l`état d`urgence sanitaire, la transmission des dossiers de déclaration aux centres de formalités des entreprises par la voie électronique.

En outre, si un centre dispose des moyens nécessaires à cette fin, les formalités peuvent être accomplies par voie postale.

Chaque centre de formalités des entreprises fait connaître par tout moyen la ou les modalités selon lesquelles il est saisi.